Office365「共有メールボックス」とは

2018/08/08 2018/08/08

@itnews_jp

Office365には、色々なグループがあって、正直、最近までよく分からなかった。けれど、「共有メールボックス」には素敵な機能だと分かった。

簡単に書くと、自分のメールボックスとは完全に分離し、１つのアドレスをシェアし、そのアドレスで、送信したり受信したりでき、自分のメールボックスから見ることができる、という素敵な機能。しかも、ライセンスは不要なため、いくつも作れる、ということだ。更に、作成には管理者権限が必要なため、統制が取れるので安心だ。

Office365には複数のグループアドレスがあるので、整理しておこう。

セキュリティグループ	SharePointとかの機能にグループでアクセス制御したい場合に利用。 Windows Serverとかで、よく作るグループと同義。
配布リスト	1つのアドレスで、所属している複数のユーザーに一斉にメールを送信できるグループ。 Office365では、「配布リスト」から「Office365グループ」への移行を推奨している。
Office365グループ	複数のユーザー間でのメール、予定表、ファイル、SharePoint等での共有が行えるOffice365に特化したグループ。Office365グループ宛にメールが送信された場合は、所属ユーザー宛にメールが複製され送信される。
メールが有効なセキュリティグループ	セキュリティグループはメールが利用できないため、従来では「配布リスト」が推奨されていました。現在「配布リスト」は「Office365グループ」への移行が推奨されていることを受け、「配布リスト」感覚で利用できる「セキュリティグループ」と考えられる。「Office365グループ」では余計な機能が含まれるため、シンプルに利用したいため？

この他に、「共有メールボックス」がある。

共有メールボックス

共有メールボックスに送信されたメールにグループ所属のユーザーが返信した場合、そのメールは共有メールボックスから送信されたように表示されます。但し、メールに署名をつけて返信した場合に「誰が送信したか」が判明してしまうため、注意して送信する必要があります。
但し、メールボックスを共有するため、メールを削除してしまうと読んでいない人も出てくるため、運用に注意が必要です。

共有メールボックスの欠点としては、「iPhone」や「Android」からのアプリから利用できなく、ブラウザ上からアクセス（Outlook on the web）する必要がある、といった所かもしれない。

デフォルトの設定は次の通り。独自のメールアドレスが作成でき、送信済みアイテム（メール）をコピー（複製）させることはできます。グローバルアドレス一覧に表示すると、Office365にサインインできるユーザーであれば、存在を知ることができます。極秘（？）で動きたい場合には、グローバルアドレス一覧に表示させない、にすれば良い。また、間違えて削除されないよう、訴訟ホールドを有効にすれば、メール復元が可能になる。

（参考）グループを比較する〜作成するのにはどのような: Office 365 グループ、共有メールボックス、セキュリティグループ、および配布リスト〜（Microsoft）

アクセス権限のある共有メールボックスを開く方法としては２種類あります。

<1> 共有メールボックスへ直接アクセスする方法
1. 共有メールボックスのフルアクセス権限を持つアカウントにて Outlook on the Web (https://portal.office.com) へサインインします。
2. 画面右上にあるユーザー名をクリックし、[他のメールボックスを開く…] をクリックします。
3. 該当の共有メールボックスを入力し、[開く] をクリックします。
4. 別タブにて共有メールボックスの画面が表示されます。

<2> ユーザーの Outlook on the Web の左ペインに表示させる方法
1. 共有メールボックスのフルアクセス権限を持つアカウントにて Outlook on the Webにサインインします。
2. 画面左ペインの [フォルダー] 配下にある [その他] をクリックします。
3. 自身のアカウント名にカーソルを合わせ、右クリックし [共有フォルダーの追加...] をクリックします
※ 受信トレイの上段になります。
4. 共有メールボックスのメールアドレスを入力し、[追加] をクリックします。
5. 左ペインに共有メールボックスが表示されます。

左ペインに共有メールボックスを表示した場合、英語表記になる場合があります。この場合、次の方法で日本語表記になります。

1. 共有メールボックスへのフルアクセス権限を付与されているユーザーアカウントにて Outlook on the webにサインインします。
2. Outlook on the web の画面の右上のユーザーアイコンをクリックし、[他のメールボックスを開く] をクリックし、共有メールボックスのメールアドレスを入力し、[開く] をクリックします。
3. 共有メールボックスにアクセスしたことを確認の上、画面の右上の歯車アイコンをクリックします。
4. [アプリの設定 (Your app settings) ] を展開し、[メール (Mail) ] をクリックします。
5. Outlook on the web の [オプション (Options) ] 画面の左側の項目より、[全般 (General) ] を展開し [地域とタイムゾーン (Region and time zone) ] をクリックします。
6. [Languiage] にて [日本語 (日本)] を選択します。
7. 画面上部の [Save] をクリックします。
※ 反映されるまでにお時間がかかることがあります。

共有メールボックスのEmailアドレスを自分自信のメールボックスから送信する方法があります。

1. 所有者送信権限を付与されたユーザーにて Office 365 ポータルサイトにサインインします。
2. 左上部のメニューアイコンをクリックし、[Outlook] をクリックします。
3. 左上部の [+ 新規作成] をクリックし、[差出人] に表示されているメールアドレス上で右クリック後に [削除] を選択し、送信権限をもつ共有メールボックスのメールアドレスを入力します。
※ 初回のみ手動にて直接入力が必要です。
4. [宛先]、[CC]、[件名]、[本文] を任意で入力し、[送信] をクリックします。
※ 一度 [差出人] として送信済みのメールアドレスは、情報がキャッシュされるため、[差出人] プルダウンメニューの一覧に表示されます。以降は、一覧より選択をすることで [差出人] 変更が可能でございます。

なお、メールを作成する際、常に [差出人] を表示させることも可能でございます。
設定手順は以下となります。

1. 所有者送信権限を付与されたユーザーにて Office 365 ポータルサイトにサインインします。
2. 左上部のメニューアイコンをクリックし、[メール] をクリックします。
3. 右上部の歯車マークをクリックし、下部のメニューから [メール] をクリックします。
※ [メール] がない場合は [オプション] をクリックします。
4. 画面左のメニューから、[メール] > [レイアウト] > [メッセージ形式] を選択します。
5. [差出人を常に表示する] にチェックを入れ、画面上部の [保存] をクリックします。

例えば、通常のメールボックス（メールアドレス）から共有メールボックスに変換する機能がある。
これも管理者側でしか利用できないが、ユーザー一覧から、該当メールの諸設定ができる画面に移動し、「共有メールボックスに変換する」をクリック。

「ユーザーのメールボックスを共有メールボックスに変換すると、既存のすべてのメールと予定表アイテムはそのまま維持されて、メンバーによって共有されます。ユーザー名とパスワードを使用して共有メールボックスに直接サインインすることはできませんが、メンバーであるユーザーは Outlook を使用して共同作業ができます。このユーザーのメールボックスを共有メールボックスに変換しますか?」という前置き画面が表示された上で、実施が可能。