Office365でファイル添付が可能なアンケートフォームを作ってみよう。

Office365(契約プランに依存:Office 365 Business Essentials、Office 365 Business Premium、Office 365 Business、Office 365 ProPlus、Office 365 Enterprise E1、E3、および E5 等)を使って簡単なアンケートフォームを作ることができる。
このアンケートでは、ファイルを添付する項目を設けることができる。ただし、ファイル添付機能を有効にした場合、組織外と共有ができないのは、今後の改善に期待したいところ。

Office365 Formsに関する公式FAQは以下URLとなります。
https://support.office.com/ja-JP/forms/

ここでは、簡単なアンケートフォームの作成方法についてご案内します。

 

(1)Office365の左上の点々点々をクリックし「すべてのアプリ」をクリック

(2)Formsをクリック

(3)フォームやクイズを簡単に作ることができます。ここではアンケートフォームを作ってみましょう。
「新しいフォーム」をクリックします。

(4)新規追加をクリックすることで、色々と項目を追加できます。

(5)現在、このフォーム表題が「無題のフォーム」となっています。
この表題を変更するには、「無題のフォーム」をクリックすると、変更することができます。

(6)先ほどご案内させて頂いた「新規追加」をクリックすることで、項目を追加することができます。
2019年11月現在、用意されている項目は次の通りです。
選択肢、テキスト、評価、日付、ランキング、リッカート、アップロード、Net Promoter Score、です。

(7)テキストの場合です。自由入力フォームを設けることができます。

(8)違うところをクリックすると、プレビュー的な表示になります。
修正したい場合には、修正したい項目をクリック(アクティブ)にすれば、編集ができます。

(9)昨今流行のスコア項目ですね、Net Promoter Scoreを利用します。

(10)アンケートにファイルのアップロードが可能です。最大1GBで複数ファイルを設けることができます。
保存先は、OneDriveに保存されるようです。

(11)ファイルのサイズは10MB、100MB、1GBの3種類です。最大5個まで選択ができます。

(12)こんな感じです。

(13)ファイルの種類も選択できますが、Word、Excel、PPT、PDF、画像、ビデオ、オーディオだけで、好きな拡張子を制限することができません。
ここで、WordとExcelは製品名、PPTは拡張子。普通はPowerPointでしょうが、ここらへんが、まだ開発途上といったような気がします。ZIPは欲しいですね。

(14)説明文は1行のため、見た目は今一つ。

(15)コンピュータ表示でプレビューした場合です。

(16)携帯電話/タブレットでのプレビュー表示です。

(17)項目を追加し、並び替えは、↑↓の上下ボタンで位置変更ができます。画面では4番目の項目を上に移動します。

(18)項目が4番から1番に移動した場合のサンプルです。

(19)項目の値によってカーソルを移動させるような、分岐の設定が可能です。

(20)次のような感じで分岐することができます。

(21)公開範囲等の設定も可能です。

(22)設定内容は次のようなものが用意されています。

(23)このアンケートフォームには、OneDriveへのファイルアップロード項目が設けられているために、組織外のユーザーに対して共有ができない。

(24)ファイルアップロード(添付)機能を削除したところ、組織外(すべてのユーザー)に対しても設定ができる。

(25)組織によっては、セキュリティ上から組織外に対して規制している場合もあるので、注意が必要。
例えば、Office365管理者機能では、次のような設定がある。
私はプライベートでE5を利用しているため、E5での画面となる。
Microsoft 365 管理センターから設定、サービスとアドインと辿ります。
そこに「Microsoft Forms」というメニューがあるので、それをクリックします。

(26)外部共有4項目にチェックが入っていれば、外部共有が可能です。
組織によっては、この4項目が外れている場合は、一般ユーザーでは組織外(すべてのユーザー)に対して共有することができないので、注意しましょう。

Office365 Formsについて、マイナーアップデートがありましたら、このスレッドにて更新を行いたいと思います。また、情報更新等がありましたら、twitter等でご提供いただけると幸いです。


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