planner


Office365 Plannerとは、新しいプランを作成して、タスク整理や役割の割当て、ファイルの共有、作業等を行うことができる共同作業の整理を行うツールで、Microsoft Teamsとの連携で飛躍的な効果が得られる。

タスク管理であれば、Microsoft To-Do という機能があるが、こちらはどちらかと言えば、個人のタスク管理。一方、Plannerは共同作業でのタスク管理となる。共同作業アプリとして、Teamsがあるか、Teams内にも1つのタブとして埋め込むことができるため、都合が良いツールだと考えられる。

Plannerは比較的都合が良いツールで、Teamsに限らず、メールのOutlook(Exchange online)の予定表に追加もできる。

Plannerの良いところは、グラフ機能等で進捗状況がひとめでわかるため、わざわざ進捗報告表を作成する必要が無くなる。業務が特定の人に偏っていないかがわかり、役割分担で業務を均一にさせることも可能かもしれない。

 

Plannerから、新しいプランを追加した時の画面。
プライバシー(セキュリティ)設定は2種類。一般的にはプライベートになるのかな?

タスクを追加した場合の画面。タスク名、期限、担当の割当を設定する。
新しいバケットの追加とあるけれども、これは、後で説明する。

誰に担当を割り当てるか、付箋はどうするか、チェック項目等を自由に決めることができる。

一覧画面に戻すと、カード表示となる。

グラフタブをクリックすると、タスクの進捗状況が把握できる。
今回はタスクは1つしか作っていないので、このような画面となっている。

先ほどスキップしたバケットとは、区切りのこと。
第1工程、第2工程、第3工程・・・という感じで、タスクステータスを示すボードとして捉えた方が分かりやすいだろうか。

メニュー(ボード、グラフ、スケジュール、・・・)の、「・・・」をクリックすると、いくつかの機能が表示される。

例えば、会話を選んだ場合は、Outlook(Exchange online)が開き、Office365グループの会話が表示される。

ファイルを選んだ場合には、SharePointが開く。

その他、ノートを選んだらOneNoteが開き、サイトを選んだらSharePointのチームトップページが開く。
Excelへの出力も可能なため、最終的にExcelに保存してアーカイブ(長期保存)していく、という方法も行える。

この、Plannerにおける管理者による全体統制を行う機能は用意されていない。
Office365グループを利用していることから、メールであるOutlookでの制御に依存するものとされる。そのため、外部組織(社外)=ゲストアクセスからのチームの参加も、Office365設定次第では可能。但し、制約もある。
(参考)Microsoft Planner のゲスト アクセス(Microsoft)
→ ゲストユーザーの場合はタスクやバケットを作成や削除、タスクのフィールドを編集等が行えない等。

 

今までExcelとかで履歴管理をしていたものを、Plannerで共有タスク管理するのも1つの手段だ。新型コロナウイルス等の影響で出社困難になった場合でも、Plannerを活用することで、チーム内の各担当の作業状況が可視化でき、業務効率が確実に上がるだろう。


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