Office365受信メールを「ルール」で振り分ける

Office365受信メールでは比較的多くのルール分けができる。ただ、迷惑メール(スパム)が深刻な場合は、メール管理者に相談しましょう。
各ユーザーで制御できないレベルから制御することができます(管理側では)が、各ユーザ側でもメールのヘッダ情報を見て振り分ける機能もありますので、結構深く設定ができます。

メール画面を開いている状態から、右上の歯車マークをクリックし、オプションをクリック。

Office365メールオプション

メールオプションの中にある、「受信トレイと一括処理ルール」をクリック。受信トレイのルールから、「+」をクリックすると、色々なルールの設定ができます。

Office365メール

このルールでは、多数の選択肢から必要なルールを組み合わせて利用できます。例えば、特定のキーワードからメールマガジンフォルダに移動させるようなルールを作りたければ、次のように設定すれば良いです。

Office365メールのルール

それでは、受信メールのルールを作成してみましょう。「+」をクリックすると、次のように表示されます。
名前には、特にシステムには影響を及ぼしません。自分にとって分かりやすいルール名を付けることができます。

Officeメールのルール

メッセージを受信し、そのメッセージが次の条件をすべて満たす場合では、次のルールがあります。

差出人・宛先・このアカウントで受信したアドレスに対し、「送信または受信した場合」でルールを作成できます。

Office365メールのルール

キーワードで振り分けることもできます。キーワードは、「件名」「本文」「送信者のアドレス」「受信者アドレス」は一般的な振り分け方ですが、『メッセージヘッダ内』が味噌です。
メール受信時に、メールのヘッダ情報をみて振り分けることができるというおことは、迷惑メール(spam)対策ができる、ということです。

Office365メールのルール

キーワードは、次のような形で登録します。

office365メールのルール

自分の名前に対して、「To」「Cc」にはいっていたり、そもそもメールマガジンのように、「宛先に入っていない」ものに対して振り分けることができます。

Office365メールのルール

重要度や秘密度(AD RMSを実施している場合か?)によって更に振り分けることができます。

Office365メールのルール

例えば、重要度の選択は「低・標準・高」から選択することができます。

Office365メールのルール

メッセージ(メール)の状態について、「添付ファイルの有無」「種類・分類・フラグ」から振り分けることができます。

Office365メールのルール

種類については、多数選択ができます。一番下にある「配信不能レポート(NDR)」は、メールが届かなかった際のエラーメッセージとなりますので、NDRが届いたメールは重要として見るという振り分けは、良いかもしれません。

Office365メールのルール

メッセージのサイズに対して制御もできます。Office365メールは、メール管理者設定次第ですが、最大150MBのメッセージを受信できます。

Officeメールのルール

サイズはKBで設定できます。

Officeメールのルール

期間についても設定できます。

Officeメールのルール

これらの条件を1つないし複数の組み合わせた上で、次の処理を行っていきます。

 

次のすべての処理を実行するには3種類選択肢があります。

まず、「移動・コピー・削除」を処理する。

Officeメールのルール

メッセージ「赤とか黄色とかのカテゴリに選択させる」自動的に「開封済み」にさせる、重要度を3段階で表示させる、ということを自動的に処理できます。

Officeメールのルール

メッセージ(メール)を転送・リダイレクト等の処理を行わせる、ということもできます。
「転送」と「リダイレクト」については、ちょっと考え方がややこしいので、改めて別の記事で説明しましょう。

Officeメールのルール

 

以上のように、Office365メールのルール設定では、多数の項目が用意され、うまく活用すれば、メールがすっきりになりそうだ。
活用しましょう。